BIT BLOG | 2022-08-15
¿Por qué recurrir al almacenamiento en la nube?
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Cada día más empresas recurren al servicio de almacenamiento en la nube para la gestión, disponibilidad y resguardo de sus archivos. La implementación de esta tecnología simplifica muchos procesos, como la preparación, ejecución, firmado y gestión de los documentos sin importar la fecha o ubicación y desde una sola pantalla. Igualmente, mejora y mantiene la seguridad de archivos confidenciales. Hay varias razones por las que utilizar el servicio, que trataremos a continuación.
Seguridad
La seguridad de los archivos es crucial para las empresas. Si alguien que no pertenece a la organización accede a los documentos sensibles o confidenciales, ocurrirán pérdidas económicas y de clientes. Con el almacenamiento en la nube los archivos se mantienen protegidos y disponibles solo para personas autorizadas.
Gestión cómoda de archivos
La gestión de los archivos en la nube es más sencilla en comparación con la gestión desde un hardware. La utilización de métodos analógicos conlleva notables pérdidas de tiempo por trabajos repetitivos, como la impresión, evaluación, autenticación, entre otros. La digitalización documental agiliza los procesos, gracias a que cada fase se efectúa en línea y en una sola plataforma. Por ejemplo, simplifica el firmado electrónico de documentos de forma segura y cómoda.
Uso eficiente del espacio de almacenamiento
En el pasado se usaban archiveros para el almacenamiento físico de los documentos, no obstante, ocurrían problemas cuando el espacio disponible se agotaba. El mismo problema ocurría a nivel hardware, por ejemplo, cuando este contaba con un límite de almacenamiento, lo que orillaba a eliminar archivos no tan importantes o la compra de hardware adicional.
Afortunadamente, el servicio de almacenamiento en la nube permite contratar el espacio que requiera sin límites e, incluso, solicitar una expansión rápida. Es una opción que se adecúa a las necesidades particulares de los negocios, lo que explica su auge en las redes empresariales actuales.
Acceso desde cualquier dispositivo
Sin importar el tipo de archivo que almacenen en la nube, accederán a ellos desde cualquier dispositivo habilitado. Igualmente, podrán subir documentos, modificarlos, descargarlos, crear carpetas y cambiar nombres cuando lo requieran. En caso de que haya una falla en alguno de los dispositivos, los archivos se mantendrán a salvo y podrán acceder desde otros con su usuario y contraseña.
Disponibilidad del histórico documental
La utilización de papel y viejos métodos de gestión conlleva mas problemas que beneficios. El almacenamiento de miles de documentos en archiveros físicos era uno de los causantes de la baja eficiencia de procesos administrativos. El almacenamiento en la nube proporcionado por empresas de gestión de proyectos TI aumenta la eficiencia del área administrativa y no es necesario invertir en espacio físico adicional o en largos lapsos buscando documentos. Los resultados de las búsquedas son inmediatos y el servicio permite la separación documental según criterios, como tipo de archivos, remitentes, fecha de creación, entre otros.
No es necesario instalar programas difíciles
El servicio de almacenamiento en la nube evitará la instalación de software que más que soluciones dan dolores de cabeza. Basta con abrir la plataforma desde cualquier dispositivo para disponer de sus funciones. El proveedor actualizará constantemente el servicio para optimizarlo, lo que evitará que realicen mantenimiento en los discos de los dispositivos usados para acceder a los documentos.
Cuidado medioambiental
A diferencia de la gestión documental convencional, el almacenamiento en la nube es un verdadero servicio sustentable. La disponibilidad y resguardo de archivos en la nube disminuye considerablemente el consumo de papel y reduce la huella ecológica de las empresas. Es una excelente oportunidad para volverse una empresa verde y contribuir para un mejor futuro.
Movilidad
Actualmente, cada vez más empresarios necesitan moverse, acceder y gestionar sus documentos sin importar su ubicación. De esta manera, se mantienen productivos en cualquier momento. Mediante el almacenamiento en la nube y conexión a internet podrán acceder a sus documentos sin necesidad de estar en la oficina, ya sea para visualizar las actividades, enviar contratos a los clientes para su firma.
Ahorros de dinero
Al recurrir a proveedores de almacenamiento en la nube, no será necesario hacer otras inversiones para respaldar sus documentos digitales, basta con cubrir la tarifa del servicio. Esto conlleva ahorros notables a corto, mediano y largo plazo. Si bien hay marcas que brindan almacenamiento gratis de algunos gigabytes, no es suficiente si necesitan más almacenamiento.
Almacenamiento para cualquier necesidad
Las empresas tienen diferentes requisitos de almacenamiento, por ejemplo, manejo de archivos muy pesados u óptimo orden y estructura. Los proveedores proporcionan diferentes paquetes para que sus clientes encuentren uno a la medida y no paguen por espacio adicional que no requieran.
Optimizaciones automáticas
Las optimizaciones automáticas que ofrecen los proveedores en su plataforma son un beneficio notable, aunque suele omitirse. La industria del almacenamiento en la nube es muy competitiva, por lo que es común hallar aspectos diferenciadores entre las empresas para atraer a mas clientes o lograr la fidelidad de los clientes actuales.
Si necesitan el respaldo de una empresa que ofrezca este servicio u otros, como las soluciones TI, contacten a los expertos de BITMX al (442) 980 0950 o complete con sus datos nuestro formulario.
